Abkürzungsverzeichnis in Word erstellen
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Warum brauchst du ein Abkürzungsverzeichnis?
- Wie erstellst du ein Abkürzungsverzeichnis in Word?
- Zusammenfassung und Kurzanleitung
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Einleitung
Ein Abkürzungsverzeichnis stellt alle Abkürzungen deiner wissenschaftlichen Arbeit übersichtlich und nach Alphabet geordnet dar. Ein Abkürzungsverzeichnis kannst du bei Word entweder manuell oder automatisiert erstellen und auf dem aktuellen Stand halten. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie das funktioniert.
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Warum brauchst du ein Abkürzungsverzeichnis?
Ein Abkürzungsverzeichnis listet alphabetisch alle Abkürzungen, die du in deiner wissenschaftlichen Arbeit verwendet hast, inklusive deren Erklärung, auf.
Abkürzungen ersparen dir beim Erstellen deiner Arbeit viel Zeit. Je nach Komplexität und Länge des abgekürzten Wortes können sie den Lesefluss verbessern. Zu viele Abkürzungen erschweren jedoch wiederum die Lesbarkeit.
Nicht jede Abkürzung musst du erklären. Zum Beispiel kannst du geläufige Abkürzungen wie bspw., bzw., ca., d.h., u.a., usw., z.B. einfach so benutzen. Bibliografische Abkürzungen oder Abkürzungen, die in wissenschaftlichen Arbeiten häufig verwendet werden, musst du ebenfalls nicht erklären. Dazu zählen Abkürzungen wie AG (Aktiengesellschaft), Aufl. (Auflage), Bd. (Band), ebd. (ebenda), vgl. (vergleiche) und noch einige mehr.
Das Abkürzungsverzeichnis ist nicht zwingend ein Bestandteil deiner Arbeit. Sinnvoll ist es erst, wenn du mehrere erklärungsbedürftige Abkürzungen verwendet hast. Hast du nur ein paar wenige verwendet, kannst du diese in den Fußnoten erklären.
Wie ist ein Abkürzungsverzeichnis aufgebaut?
Ein Abkürzungsverzeichnis besteht immer aus zwei Spalten. In der linken Spalte finden sich die Abkürzungen in alphabetischer Reihenfolge, in der rechten Spalte die entsprechende Auflösung dazu.
Das Abkürzungsverzeichnis steht ganz zu Beginn deiner wissenschaftlichen Arbeit, nach dem Inhalts-, Tabellen- und Abbildungsverzeichnis, aber vor dem eigentlichen Textteil der Arbeit. In der Gliederung bzw. im Inhaltsverzeichnis bekommt das Abkürzungsverzeichnis einen eigenen Gliederungspunkt.
Eine Abkürzung verwendest du, indem du den jeweiligen Begriff einmal ausschreibst und anschließend in Klammern die Abkürzung einführst (z.B. Aktiengesellschaft (AG)). Bei der nächsten Verwendung schreibst du nur noch die Abkürzung. Du musst also jede Abkürzung nur einmal festlegen.
Wie erstellst du ein Abkürzungsverzeichnis in Word?
Ein Abkürzungsverzeichnis kannst du entweder manuell oder automatisiert in Word erstellen.
Hast du nur wenige Abkürzungen verwendet, kannst du das Verzeichnis manuell erstellen. Schreibe dir dafür alle verwendeten Abkürzungen auf und erstelle manuell eine Tabelle. Damit du keine Abkürzungen vergisst, kannst du alle Abkürzungen mit einem Kommentar markieren oder du schreibst alle Wörter aus und arbeitest mit der „Suchen und Ersetzen“ Funktion. Hierbei suchst du automatisiert alle ausgeschriebenen Wörter und Word ersetzt sie automatisch durch die von dir eingegebene Abkürzung.
Word an sich hat keine eigene Funktion für ein Abkürzungsverzeichnis, aber du kannst mit Hilfe der Querverweise das Verzeichnis erstellen. Nutzt du diese Funktion in Word, hat das den Vorteil, dass du die Abkürzungen nur einmal vergeben musst und Word sie anschließend automatisch alphabetisch geordnet auflistet.
Ein Abkürzungsverzeichnis erstellst du bei Word in wenigen Schritten:
- Abkürzungen im Text als Index markieren
- Bedeutung der Abkürzungen festlegen
- Verzeichnis einfügen
- Abkürzungsverzeichnis formatieren und bei Bedarf aktualisieren
Schritt 1: Abkürzung in Word als Index markieren
Um Word zu sagen, dass eine Abkürzung eine Abkürzung ist, musst du diese als Index markieren. Dafür markierst du die Abkürzung im Text und klickst auf „Referenzen“ und „Eintrag markieren“. Das funktioniert auch mit der Tastenkombination Alt + Shift + X.
Anschließend öffnet sich dieses Fenster:
Unter „Haupteintrag“ siehst du die von dir markierte Abkürzung. Wähle nun den Punkt „Querverweis“ aus und trage die Erklärung der Abkürzung ein. Bestätige mit „Markieren“.
Word wechselt jetzt automatisch in die Formatierungszeichen-Ansicht.
Wandelst du das Dokument in eine PDF um oder druckst du es aus, werden diese Zeichen nicht mit gedruckt. Diese Ansicht kannst du mit einem Klick auf das Absatzsymbol wieder ausschalten.
Schritt 2: Abkürzungsverzeichnis in Word einfügen
Um das Abkürzungsverzeichnis in Word einzufügen, klickst du an die Stelle im Dokument, an der das Abkürzungsverzeichnis eingefügt werden soll.
Du wählst „Referenzen“ – „Index einfügen“. Es öffnet sich dieses Fenster:
Du musst darauf achten, dass du bei „Spalten“ die Zahl 1 auswählst und ein Häkchen bei „Seitenzahlen rechtsbündig“ setzt. Wähle nun deine gewünschten Füllzeichen und bestätige mit OK.
Du kannst dein Abkürzungsverzeichnis noch formatieren, indem du z.B. statt „kursiv“ wieder die Normalschrift verwendest.
Schritt 3: Bei Bedarf: Abkürzungsverzeichnis in Word aktualisieren
Wenn du im Verlauf deiner Arbeit bzw. nach dem Erstellen deines Abkürzungsverzeichnisses noch neue Abkürzungen dazu genommen hast, solltest du dein Abkürzungsverzeichnis aktualisieren. Zur Sicherheit solltest du bei der Endkontrolle deiner Arbeit diesen Schritt auch noch einmal durchführen, damit du sicher gehst, dass Word wirklich alle Abkürzungen übernommen hat.
Dafür machst du einen Rechtsklick in das Abkürzungsverzeichnis und klickst dann auf „Felder aktualisieren“.
Zusammenfassung und Kurzanleitung
In einem Abkürzungsverzeichnis sind alle Abkürzungen, die du in deiner wissenschaftlichen Arbeit verwendet hast, inklusive Erklärung, alphabetisch aufgelistet.
Du kannst das Abkürzungsverzeichnis in Word manuell oder ganz einfach automatisiert erstellen:
- 1) Abkürzungen als Index markieren: dafür markierst du die Abkürzungen und klickst: „Referenzen“, „Eintrag markieren“, „Querverweis“ und gibst hier jeweils die Erklärung ein.
- 2) Abkürzungsverzeichnis einfügen: klicke auf die entsprechende Stelle im Dokument und wähle: „Referenzen“ – „Index einfügen“.
- 3) Abkürzungsverzeichnis aktualisieren: mache einen Rechtsklick im Verzeichnis – „Felder aktualisieren“.
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